社内メールの書き方 書き始めと書き終わりはなんて書く？

こんにちは。けむです。

慣れてしまえば、なんてこともなくなってくる社内メール。それでも会社に入ったばかりの頃はどうしていいかわからなかったものです。

実は社内メールは、ていねいにしすぎて困ることのない社外宛のメールよりも、さじ加減がとてもむずかしいのです。

今回は、社内メールの書き始めと書き終わりについて、15年の社会人経験から得た「ここだけは！」というポイントをお伝えします。

最初に宛名を書く

書き始めは相手の宛名から始めます。

メールの場合、先に自分を名乗ってしまうと相手よりも自分が上に書かれていることになり、人によっては失礼だと受け取られてしまうこともあります。

冒頭に宛先を書き、呼びかけのかたちから入るのが良いです。

また、一般的には部署名を付けて名前を書きます。

例）　営業一部　浜田部長

名前に付ける敬称は、「さん」、「様」、役職名などいくつかパターンがありますが、会社のルールや文化によりさまざまです。受け取ったメールなどを見てルールを学びましょう。 

自分の名前を名乗る

相手の宛名を書いたら、次は自分の名前を名乗ります。

メールの一番最後に名乗る人もいるのですが、僕の経験上、そのような場合は相手が目下の人であることが多いように思います。宛先の次に自分の名前を書くほうが、丁寧な印象のメールになります。

また宛先と同様に、一般的には部署名もつけます。

例）　設計一部　松本です。

「お世話になっております」は不要

たまに社内メールでも「お世話になっております」と添える人がいますが、社内宛には少々他人行儀な印象を与えてしまいかねません。

どうしてもなにか添えたい場合は、「おはようございます」や「お疲れ様です」などが使えます。

ただし、役職の離れた上長や、他部署の上長など、普段接することのない目上の人へのメールには、「お世話になっております」とひとこと添えられていた方が礼儀正しく感じられます。

≪注≫　

「お世話になっております」のような形式的な挨拶は、会社の慣例がとても色濃く出るところです。あまり自分の考えにこだわらず、周囲にならいましょう。

一行空けて、本文を始める

宛先、自分の名前、一言挨拶を書いたら、次は一行空けて本文に入ります。本文の入り方は人によって様々な方法がありますが、「○○の件ですが、」といったように何に関するメールかを書くとわかりやすいメールになります。

例)　

先日ご依頼の説明資料の件ですが、

・・・・・・

・・・・・

締めくくりは、「以上、よろしくお願いします」

メールの書き終わりである締めくくりは、社内宛にも社外宛にも「以上、よろしくお願いします」が間違いのない表現です。

「以上」で締めくくってしまうと、どうしても冷たい印象に受け取られることがあります。

実はよろしくお願いしていなくても、「よろしくお願いします」で締めくくっておいて大丈夫です。

まとめ

ここまでをまとめた例文を書いてみます。

改行のしかたも参考にしてみてください。

例)

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営業一部　浜田部長

設計一部　松本です。

お疲れ様です。

先日ご依頼の説明資料の件ですが、

上長の承認が得られましたのでお送りします。

添付しますのでご確認ください。

以上、よろしくお願いします。

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社内メール、簡単なようで意外とマナーが見られていたりします。

会社により慣例や文化もあり、慣れるまではメールするのにものすごく時間がかかったりもしますが、最も大事なことは「ていねいに書こうとする気持ち」だと僕は思います。

失礼かな？と思ったら、周囲に聞いてみるのもよいと思います。

臆せずたくさんのやりとりをして、一日でも早く慣れるように祈っています。

Good Luck